Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – GERMAN MEDICAL AWARD

Hier finden Sie alle Informationen zum unabhängigen Auswahl- und Nominierungsprozess des GERMAN MEDICAL AWARD.

Wer kann sich bewerben?

Der GERMAN MEDICAL AWARD richtet sich an Mediziner:innen und Forscher:innen, die sich mit humanzentrierter Versorgung beschäftigen und sowohl in Kliniken als auch in der Praxis tätig sind. Zudem können sich Unternehmen des Gesundheitswesens sowie Unternehmen im Bereich Digitalisierung bewerben, die sich für herausragende Leistungen und Innovationen in der medizinischen Versorgung einsetzen. Ziel ist es, innovative Ansätze und Lösungen zu würdigen, die die Qualität der Gesundheitsversorgung verbessern. Eine Teilnahme für Beirats- und Jury-Mitglieder ist nicht erlaubt.

Wer kann sich bewerben?

Der GERMAN MEDICAL AWARD richtet sich an Mediziner:innen und Forscher:innen, die sich mit humanzentrierter Versorgung beschäftigen und sowohl in Kliniken als auch in der Praxis tätig sind. Zudem können sich Unternehmen des Gesundheitswesens sowie Unternehmen im Bereich Digitalisierung bewerben, die sich für herausragende Leistungen und Innovationen in der medizinischen Versorgung einsetzen. Ziel ist es, innovative Ansätze und Lösungen zu würdigen, die die Qualität der Gesundheitsversorgung verbessern. Eine Teilnahme für Beirats- und Jury-Mitglieder ist nicht erlaubt.

Wie bewerbe ich mich?

Anmeldeweg / Formvorschrift:

Die Anmeldung für den GERMAN MEDICAL AWARD muss schriftlich unter Verwendung des jeweiligen Anmeldeformulars per E-Mail oder online erfolgen.
Das Online-Anmeldeformular steht als Datei auf der Webseite www.germanmedicalaward.com/teilnahme bereit. Es muss innerhalb der genannten Frist beim GERMAN MEDICAL AWARD eingehen.
Anmeldungen gelten mit Eingang beim GERMAN MEDICAL AWARD als verbindlich.
Der Zugang einer Online-Anmeldung stellt eine Vertragsannahme dar. Vertragspartner ist der Teilnehmer am GERMAN MEDICAL AWARD. Wird die Anmeldung des Teilnehmers durch einen Dritten vorgenommen und ist dieser auch im Anmeldeformular benannt, so gilt der anmeldende Dritte als Vertragspartner.
Zwischen Bewerber und dem GERMAN MEDICAL AWARD kommt mit der Einreichung des Anmeldeformulars ein „Wettbewerbsvertrag“ zustande.

Welche Unterlagen sind  gefordert?

Alle Anmeldungen werden nach Eingang überprüft. Nach Aufforderung bitten wir um Zusendung weiterer Bewerbungsunterlagen an: bewerbung@germanmedicalaward.com. Die Bewerbungsunterlagen (z. B. Studienverzeichnis, wissenschaftliche Arbeiten und eine kurze Erläuterung) sind zusätzlich als PDF-Dokument einzureichen. Der Eingang der Anmeldung wird durch den Veranstalter per E-Mail bestätigt. Die Unterlagen sind elektronisch und in deutscher Sprache einzureichen. Audiovisuelle Darstellungen benötigen darüber hinaus eine schriftliche Erläuterung. Der Umfang der Bewerbungsunterlagen sollte maximal 10 Seiten DIN A4 (inkl. Exposé) bei einfachem Zeilenabstand nicht überschreiten. In begründeten Einzelfällen sind Ausnahmen möglich. Folgende Angaben sind unbedingt beizufügen:

• Name und Anschrift des Bewerbers / der Bewerberin
• ggf. ein Studienverzeichnis
• wissenschaftliche Arbeiten (falls relevant)
• eine kurze Erklärung, dass das eingereichte Konzept vom Bewerber / der Bewerberin selbst entwickelt wurde

Ein Begleitschreiben kann zusätzlich beigefügt werden.

Wann ist Anmeldeschluss? 

Einsendeschluss für die Anmeldung ist der 31. Mai 2026, 23:59 Uhr. Für die verbindliche Anmeldung gilt das Absendedatum des Online-Anmeldeformulars als Eingangsdatum der Bewerbung. In Ausnahmefällen sind spätere Einreichungen bis zum 30. Juni 2026, 23:59 Uhr möglich. Verspätete und unvollständige Anmeldungen können nicht berücksichtigt werden.

Auswahlprozess:

Die Auswahl der Gewinner obliegt alleine der GERMAN MEDICAL AWARD – Jury.
Das Urteil der Jury ist endgültig und kann nicht angefochten werden.
Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Wenn eine Kategorie nicht genügend Einreichungen erhält, wird in dieser Kategorie keine Preisvergabe erfolgen. Die eingereichte Bewerbung kann dann einer anderen Kategorie zugeordnet werden. Im Allgemeinen hat das Team des GERMAN MEDICAL AWARD das Recht, Einreichungen anderen Kategorien zuzuordnen, wenn dies thematisch passend ist. Natürlich entstehen dadurch für die Bewerber keinerlei Nachteile. Der GERMAN MEDICAL AWARD ist jederzeit befugt, diese Satzung zu ändern.
Eine solche Änderung hat jedoch keine Wirkung auf die bereits laufende Ausschreibung bis zur Verleihung des Preises.

Der Nominierungsprozess erfolgt in mehreren Phasen:

1. Einreichung
   Bewerber:innen reichen ihre Unterlagen über das Online-Formular ein.
   Diese Phase ist kostenfrei.
2. Erste Prüfung (Vor-Nominierung)
   Der wissenschaftliche Beirat prüft alle Einreichungen und ordnet sie den passenden Kategorien zu.
   Auch diese erste Nominierungsstufe ist kostenfrei.
3. Shortlist
   Aus allen eingereichten Bewerbungen wählen wir die Projekte aus, die in die Nominierungs-Shortlist aufgenommen werden.
   Bewerber:innen müssen ihre Aufnahme in die Shortlist ausdrücklich bestätigen.
   Erst mit dieser Bestätigung entstehen Teilnahmegebühren, die in den später bereitgestellten Teilnahmebedingungen (AGB) erläutert werden.
4. Offizielle Nominierung
   Aus der Shortlist werden anschließend die offiziellen Nominierten gewählt.
5. Shortlist/Nominierte:

Nominierte in der Final-Auswahl (Shortlist) sind die aussichtsreichsten Preisträger für den GERMAN MEDICAL AWARD. Die Shortlist wird nach dem Einsendeschluss und der Überprüfung der eingereichten Beiträge erstellt.

Bewertung der Beiträge.

Die Auswahl der Preisträger erfolgt nach einem systematischen Bewertungsverfahren durch die Jury des GERMAN MEDICAL AWARD.
Für jede Kategorie bestehen strukturierte Bewertungskriterien und definierte Erfüllungspunkte. Daraus ergibt sich, in welchem Punkterahmen eine Auszeichnung vergeben werden kann.

Erreicht eine Kategorie nicht genügend qualifizierte Einreichungen, kann in dieser Kategorie kein Preis vergeben werden. Bewerbungen können in eine thematisch passende Kategorie verschoben werden – ohne Nachteile für die Bewerber:innen. Dieses Verfahren gilt für alle Kategorien, mit Ausnahme der Kategorie „Mediziner:in des Jahres“.

Präsentation der Nominierten

Die Shortlist-Nominierten werden im Rahmen des Award-Abends sowie auf den offiziellen Medienkanälen des GERMAN MEDICAL AWARD vorgestellt. Hierfür übermitteln die Nominierten:

 Alle Bewerbungsprozesse: 

Phase 1 – Unverbindliche Erstanmeldung oder Nominierung  (kostenfrei)

• Online-Anmeldeformular ausfüllen

(Nach erfolgreicher Prüfung und Aufnahme in die Shortlist folgt Phase 2 mit der Einreichung der weiteren Nominierungsunterlagen.)

Shortlist-Kandidaten reichen ein:

Phase 2 – Einzureichende Unterlagen für die Nominierung

1. 1–3 autorisierte Fotos
2. Kurzbeschreibung (max. 500 Zeichen)
3. Smartphone-Video (1–3 Minuten)  ( für die Jury wird nicht veröffentlicht)
4. Optional: wissenschaftliche Unterlagen
   (Publikationen zu wissenschaftlichen Themen, Projektdaten, Ergebnisse)
5. Moderations-Zusammenfassung
   (wird öffentlich gemacht und 1:1 auf der Bühne vorgelesen)

Hinweis zur Nutzung der Unterlagen ( bei  Nominierung) 

Der eingereichte Beitrag wird zur Präsentation im Rahmen des Abends sowie zur öffentlichen Darstellung genutzt. Qualitätsvorbehalt für eingereichte Videos oder Fotos.

Der Veranstalter behält sich vor, eingereichte Fotos / Videos nicht zu zeigen oder nicht zu veröffentlichen, wenn:

• die technische Qualität unzureichend ist (Ton, Bild, Format, Auflösung),
• Inhalte gegen rechtliche, ethische oder redaktionelle Standards verstoßen,
• das Material nicht den formalen Vorgaben entspricht,
• eine Wiedergabe im Rahmen der Award-Veranstaltung technisch nicht möglich ist.

In diesem Fall erfolgt keine Präsentation des Videos während des Award-Abends; Fotos und Textbeiträge werden dennoch regulär genutzt.

Hinweis zur Vollständigkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen vollständig und fristgerecht eingereicht werden. Unvollständige Einreichungen können vom Nominierungsverfahren ausgeschlossen werden.

Nominierungsgebühr (Shortlist – Kosten nach Bestätigung)

Die Einreichung ist kostenfrei. Erst mit der Aufnahme in die Shortlist und der ausdrücklichen Bestätigung entsteht die Nominierungsgebühr.

Nominierungsgebühr: 980 € zzgl. MwSt

Enthaltene Leistungen (Nominierungspaket):

• Offizielle Aufnahme in die Shortlist
• Status: Nominiert  (mit Jahreszahl)
• Nutzung des Nominiert-Logos
• Video-Trailer (Basis-Version) zur Vorstellung des Projekts
• Digitale Nominierungsurkunde
• 1 offizieller Social-Media-Post durch den German Medical Award
• Veröffentlichung auf der Website in der jeweiligen Kategorie
• Administrative Prüfung und finale Kategorieneinordnung

Gewinnerpaket (optional)

Das Gewinnerpaket ist eine optionale Zusatzleistung, die ausschließlich Preisträger:innen zur Verfügung steht.
Es umfasst erweiterte Kommunikations- und Medienleistungen sowie die Auszeichnung mit der offiziellen German Medical Award.

Leistungen des Gewinnerpakets:

• Gewinner-Status mit Nutzung des Gewinner-Logos
• Professionelle Pressemitteilung
• Gewinner-Interview (Video)
• Premium-Fotos (z. B. Übergabe, Bühne, Portrait)
• Social-Media-Paket (mehrere Postings & Visuals)
• Sichtbarkeit auf der Website und im GMAward -Netzwerk

Hinweis:

Das Gewinnerpaket ist nicht Bestandteil der Nominierungsgebühr und kann von Preisträger:innen bei Bedarf separat gebucht werden. Die Inhalte und Konditionen werden den Gewinnern nach der Preisverleihung oder auf Anfrage gesondert mitgeteilt.

Die Zahlung für die Teilnahme erfolgt nach Rechnungsstellung. Die Rechnung wird nach der Bestätigung der Shortlist-Nominierung ausgestellt.

Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig.
Bei nicht fristgerechter Zahlung kann der Veranstalter die Teilnahme am weiteren Verfahren ausschließen.

Rücktritts- und Stornierungsbedingungen

Rücktritt vor der Shortlist: Bewerber:innen können ihre Einreichung jederzeit vor der Aufnahme in die Shortlist kostenfrei zurückziehen. In diesem Fall entstehen keine Kosten.

Rücktritt nach Aufnahme in die Shortlist:
Mit der Aufnahme in die Shortlist und der ausdrücklichen Bestätigung entsteht die Nominierungsgebühr.
Ein Rücktritt nach dieser Bestätigung ist möglich, die Gebühr wird jedoch nicht erstattet.

Rücktritt nach Rechnungsstellung:
Nach Ausstellung der Rechnung besteht kein Anspruch auf Rückerstattung der Nominierungsgebühr oder weiterer optionaler Leistungsgebühren.

Rücktritt aus dem Gewinnerpaket (sofern gebucht):
Für optional gebuchte Zusatzleistungen (Gewinnerpaket) gelten die dort ausgewiesenen Konditionen.
Bereits begonnene Leistungen können nicht erstattet werden.

Bearbeitungsgebühr bei Rücktritt nach Fertigstellung der offiziellen Nominierungsvideos

Die offiziellen Nominierungsvideos für die Preisverleihung werden professionell produziert und sind Bestandteil der Präsentation im Rahmen des German Medical Award. Sobald die Videoproduktion abgeschlossen ist, entstehen verbindliche Produktions- und Schnittkosten.

Wenn nominierte Personen oder Institutionen nach Fertigstellung der Nominierungsvideos
– ihre Teilnahme zurückziehen,
– die Entfernung ihres Beitrags wünschen oder
– aufgrund des Rücktritts zwingend eine Entfernung aus dem Veranstaltungsvideo erforderlich wird,
wird eine Bearbeitungs- und Schnittpauschale in Höhe von 350 € (zzgl. MwSt.) erhoben.

Diese Gebühr deckt den Aufwand für
– Neuanfertigung des Videos bzw. Anpassung der Gesamtproduktion,
– Entfernung aus sämtlichen Award-Präsentationen (inkl. Verleihungs-Trailer),
– Neu-Rendering und technische Überarbeitung ab.

Die Bearbeitungsgebühr ist unabhängig von der Nominierungsgebühr.

Bewerber-Datenschutzhinweis:

Aufgrund der geltenden Datenschutzgrundverordnung weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, dass die von Ihnen übermittelten Daten vom Veranstalter GERMAN MEDICAL AWARD  sowie vom Organisator ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung gespeichert und verarbeitet werden.

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Allg. Datenschutzhinweis:
Aufgrund der geltenden Datenschutzgrundverordnung weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, dass die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten vom Veranstalter GERMAN MEDICAL AWARD sowie von Pro Cura Medici GmbH ausschließlich zum Zweck der Organisation, Durchführung und Dokumentation des GERMAN MEDICAL AWARD verarbeitet und gespeichert werden.

Dazu zählen insbesondere:

• Daten aus Bewerbungen und Nominierungen
• Kontakt- und Kommunikationsdaten
• eingereichte Fotos, Videos und Präsentationsmaterial
• Bild- und Tonaufnahmen, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen

Die Daten werden nicht an unbeteiligte Dritte weitergegeben.
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, wenn dies zur Durchführung der Veranstaltung notwendig ist (z. B. Technik, Pressearbeit im Rahmen des Awards).

Mit der Bewerbung, Teilnahme oder dem Betreten der Veranstaltung erklären Sie sich mit der Verarbeitung gemäß diesem Hinweis einverstanden.

Nutzungsrechte Film- und Fotoaufnahmen:
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass die Veranstaltung anhand fotografischer und filmischer Aufnahmen dokumentiert wird.
Mit Ihrer Bewerbung und Anmeldung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Foto- und Videoaufnahmen Ihrer Person, Ihres Teams oder Ihrer Einrichtung durch den Veranstalter GERMAN MEDICAL AWARD im Rahmen der Veranstaltung erstellt und für folgende Zwecke verwendet werden dürfen:

• Veröffentlichung auf der Homepage
• Social-Media-Kanäle (z. B. Facebook, Instagram, LinkedIn)
• Pressearbeit und PR-Materialien des GERMAN MEDICAL AWARD

Eine Weitergabe des Materials an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.